عوامل افزایش بهره وری در کار و زندگی چیست؟
یکی از مواردی که همه سازمان ها و حتی انسان ها به آن توجه دارند، موضوع بهره وری است، اینکه سازمانشان و یا اصلاً خودشان بهره وری بالایی داشته باشند.
اگر در تعریفی ساده بخواهیم بهره وری را در سازمانی توضیح دهیم، یعنی میزان خروجی و سود سازمان نسبت به هزینه ها.
یعنی اگر سازمانی بتواند با ثابت نگهداشتن کیفیت، از میزان هزینه های سازمانی خود کم کند، می تواند بگوید بهره وری ایجاد کرده است. در استاندارد ایزو 9001 از بهره وری بسیار گفته شده است و یکی از اهداف استاندارد ایزو 9001:2015 بالا بردن بهره وری سازمان در حوزه سیستم مدیریت کیفیت است.
معمولا برنامه‌های تشویقی طوری پی‌ریزی می‌شوند که همه‌ی بودجه‌ی صرف‌شده برای پاداش‌ها، همسو با مُد بازار باشد. یعنی در خیلی از شرکت‌ها در تخصیص پاداش، عملکرد کارمندان مورد توجه قرار نمی‌گیرد و فقط درصدی از درآمد به‌عنوان پاداش در نظر گرفته می‌شود. برای خرید ابزارهای آموزشی هم بیشتر به این توجه می‌شود که کدام تأمین‌کننده، کمترین هزینه را پیشنهاد می‌دهد نه اینکه کدام یک بیشترین بهره وری را تضمین می‌کند. در هنگام استخدام کارمندان نیز بیشتر به کم کردن هزینه‌ها اهمیت داده می‌شود و بهبود قابلیت یا ظرفیت شرکت، کمتر در نظر گرفته می‌شود.
تعریف اثربخشی بهره وری (effectiveness):
میزانی که فعالیت های برنامه ریزی شده تحقق یافته و نتایج برنامه ریزی شده بدست آمده است.
منظور از عبارت بالا این است که هرگاه شاخص هایی مرتبط با برنامه ریزی و با محوریت زمان داشته باشیم، از اثربخشی صحبت کرده ایم.
شاخص هایی مانند: مدت زمان تولید، تحویل به موقع ، برنامه ریزی، مدت زمان رسیدگی به شکایات مشتری و ....
تعریف کارایی بهره وری (efficiency):
رابطه میان نتایج بدست آمده با منابع استفاده شده.
منظور از عبارت بالا این است که هرگاه شاخص هایی مرتبط با کار و منابع تعریف کردیم، یا هرگاه صحبت از پول به میان آمد، از کارایی صحبت کرده ایم.
بعنوان مثال: اتمام پروژه با بودجه مصوب، استفاده از حداقل نیروی انسانی، هزینه های تعمیرات و نگهداری و ....
حال سازمانی را می توانیم بهره وربنامیم که بتواند هر دو پارامتر اثربخشی و کارایی را داشته باشد.
برای من افزایش بهره وری در کار ، در حقیقت داشتن بهره‌وری بالا در زندگی است. من یکی از موسسان شرکت سرمایه‌گذاری سنترویو کپیتال Centerview Capital هستم، و باید بگویم فعالیت‌های شخصی و حرفه‌ای من هم‌دیگر را تغذیه می‌کنند.
دنبال‌کردن این چهار اصل کمک‌تان می‌کند بهره وری زندگی‌تان را بالا ببرید و خروجی خلاقانه‌ی کارتان را به بیشترین حد برسانید.
افزایش بهره وری در کار و زندگی
1. ذهن و جسم‌تان را آماد‌ه‌کنید
مدیریت انرژی و سلامت شما به‌اندازه‌ی مدیریت زمان‌تان اهمیت‌دارد.
بیشتر بخوابید:
نتایج پژوهش‌های دانشگاه هاروارد نشان میدهند کمبود خواب، بهره وری و راندمان کاری را پایین می‌آورد، باعث به‌وجود آمدن خطا و اشتباه در انجامدادن کار می‌شود و برخی بیماری‌ها نیز با آن ارتباط دارند.
ورزش‌کنید:
پژوهش‌ها نشان میدهند ورزش کردن مزایای زیادی برای ذهن دارد.
متفاوت فکر کنید: در حوزه‌ای کاملا نامرتبط با حوزه‌ی کاری‌تان کارهای ذهنی و خلاقانه داشته باشید تا به ایده‌ّ های جدید دست پیدا کنید.
استراحت کوتاه داشته باشید:
پژوهش‌ها نشان میدهند داشتن یک استراحت کوتاه 15 دقیقه‌ای بعد از هر 90 دقیقه کار و چند وقت استراحت بلندتر می‌تواند تاثیر مثبتی روی بهره وری کاری داشته‌باشد.
تغذیه سالم داشت‌باشید:
به نخوردن نهارهای سنگین اکتفا نکنید. سازمان جهانی تغذیه اعلام‌کرده است تغذیه‌ی درست می‌تواند بهره وری را تا 20 درصد افزایش‌دهد.
ذهن‌آرامی (مدیتیشن) داشته‌باشید:
پژوهش‌های علمی همچنین حاکی از تاثیرات مثبت ذهن‌آرامی روی شکل ذهن، عملکرد و طول عمر آدمی تاثیر مثبت دارند.
2. محیط مناسب را به وجود بیاورید
عوامل حواس‌پرتی را به حداقل برسانید. بسیاری از آدم‌ها فکر می‌کنند انجامدادن چند کار به‌طور همزمان، بهره‌وری‌شان را افزایش می‌دهد، در صورتی‌که در حقیقت خلاف این امر صادق است. این کار علاوه بر کاهش بهره وری، می‌تواند باعث ایجاد استرس شود و از تفکر عمیق که لازمه‌ی رسیدن به نوآوری است، جلوگیری کند.
موقع انجام دادن کار و فکر کردن، وای فای دستگاه هایتان را خاموش کنید.
به‌جای این که ایمیل‌ّ هایتان را همان لحظه‌ای که برایتان ارسال می‌شوند بخوانید، هر روز تنها 2 یا 3 بار برای خواندن ایمیل‌ّهایتان وقت بگذارید.
برای جلسه‌هایتان تنها به اندازه ای که تخمین زده‌اید وقت بگذارید، نه به اندازه‌ی عرف کاری که یک ساعت برای هر جلسه است.
آزاد بودن یا نبودن وقت‌تان را به‌نحوی به دیگران نشان‌دهید (مثلا وقتی وقت‌تان آزاد است در اتاق‌تان را باز بگذارید و وقتی کار دارید در اتاق‌تان را ببندید).
فضای کارتان را بهینه‌کنید:
دما، نور، مرتب‌بودن وسایل، دکور و صداهای اطراف، همه و همه روی حال و هوا و بهره وری شما تاثیر دارند. این‌ها را به بهترین شکل ممکن برای خودتان تنظیم‌کنید، مثلا لامپ چراغ مطالعه‌ی میزتان را عوض‌کنید، پنکه یا دستگاه تصفیه‌ی هوا کنارتان داشته‌باشید یا روی میزتان گیاه بگذارید.
3. فهرست‌کردن کارها، برنامه‌ریزی و انجام دادن شان برای بهره وری
فهرست‌کردن کارهایی که باید انجامدهید، چه کارهای کوچک و چه کارهای بزرگ، شما را قادر می‌سازد بهتر برنامه‌ریزی کنید، بلکه شما را از استرس ناشی از فراموش کردن کارهایتان خلاص‌می‌کند. پروژه‌های بزرگ (مثل “معرفی محصول برای مشتری”) را به پروژه‌های کوچک‌تر تقسیم‌کنید (مثلا “نیم ساعت مشخص‌کردن چارچوب کلی کار و یک ساعت خواندن منابع مربوطه”).
برنامه‌ریزی کنید و زمان انجام دادن کارهایتان را به ترتیب اولویت‌شان مشخص‌کنید. اگر برای انجام دادن کارهای با اولویت بیشتر وقت ندارید، یکی از کارهایتان کم اهمیت‌تر را از برنامه حذف‌کنید تا برای آن کار وقت داشته باشید.
توجه‌کردن به زمان و برنامه‌ریزی کمک‌تان می‌کند کارهای بیش تری انجام دهید. به‌جای اینکه انجامدادن کارهای بزرگ و مشکل را به آخر روز بیندازید، آن‌ها را قبل از بقیه‌ی کارها انجامدهید.
4. به بهره‌وری دیگران اهمیت‌دهید
آدم‌ها اغلب درباره‌ی بهره وری خودشان نگران هستند، اما بهره‌وری دیگران هم بی‌تردید روی بهره وری شما تاثیر می‌گذارد. سعی‌کنید به دیگران هم کمک کنید و از آن‌هایی که کارهایشان را به‌شکل بهینه انجام میدهند کمک بگیرید. از فناوری استفاده‌کنید. در ادامه من فهرست نرم‌افزارهای تلفن همراهی که معمولا استفاده می‌کنم را آورده‌ام:
کایبر Kyber: نرم‌افزار تلفن همراهی که برای “فهرست‌کردن کارها، برنامه‌ریزی و انجام‌دادن‌شان” که پیش‌تر از آن صحبت‌کرده‌ام، بسیار کمکم می‌کند. به علاوه، با این نرم‌افزار می‌توانم با آن‌ّهایی که بهره وری بیش‌تری دارند و از من سخت‌کوش‌تر و بابرنامه‌تر هستند هم ارتباط داشته‌باشم.
اورنوت Evernote: من دیگر روی کاغذ یاد داشت برنمی‌دارم. با این نرم‌افزار یک‌بار چیزی را یادداشت می‌کنم و بعد روی هر دستگاه دیگری به آن دسترسی خواهم داشت.
اینستاکارت Instacart: برای داشتن تغذیه‌ی سالم، باید همیشه به خوراکی‌های سالم دسترسی داشت. با این نرم‌افزار می‌توانم با پرداخت سالیانه 90 دلار ، همه‌جا خوارکی سالم دریافت‌کنم.
گوگل شاپینگ Google Shopping: این نرم‌افزار مشابه نرم‌افزار انستاکارت است، منتهی برای مواد غیرفاسدشدنی. تحویل اجناس هم در همان روز یا روز بعد است.
مای‌فیتنس‌پَل MyFitnessPal: این نرم‌افزار تلفن همراه، تغذیه و ورزش من را رصد می‌کند.
تقریبا همه‌ی عادت‌ها نتیجه‌ی گرفتن تصمیمات کوچک هستند، و البته پیشرفت‌ّهای بسیار کوچک می‌توانند در دزارمدت موفقیت‌های بزرگی را به همراه داشته‌باشند. لازم نیست برای افزایش بهره وری تغییرات بزرگی در عادت‌هایتان ایجاد کنید. تنها کافی است سعی‌کنید در هر کدام از حوزه‌های یاد شده 1 درصد عملکرد بهتری داشته‌باشید و خیلی‌زود خواهید دید چه تفاوت بزرگی در بهره وری زندگی‌تان ایجاد می‌شود.
دانلود PDFمقاله :عوامل افزایش بهره وری در کار و زندگی چیست؟
