14 راز برای برگزاری جلسات کاری موفق
مدتی قبل، در جلسه کسب و کار با دیدگاهی نو، من باعث تعجب تمام افراد حاضر در اتاق کنفرانس شدم. مدتی پس از شروع ارائه و صحبت های یکی از عوامل اجرایی آژانس تبلیغاتی، از جایم بلند شدم، پیش او رفتم و لپ تاپش را بستم.
من در این باره توضیحاتی ارائه کردم: با اینکه 20 مورد عالی از مشتریان مختلف برای بحث و بررسی در اختیار داریم، قصد داریم راهی متفاوت پیش بگیریم. چه کاری بهتر از برگزار کردن جلسه معارفه با روشی متفاوت؟ با این کار، در واقع، صورت جلسه را دور انداختم. در حالیکه برنامه ای برای بر هم زدن روال طبیعی کار ها نداشتم، از اتفاق بعدی، کاملا خوشحال شدم: ما مکالمه ای فوق العاده مفید درباره اهداف و چالش های یکی از مشتریان آینده نگر و تخصص های تیم داشتیم. سخنرانی آغازین، تبدیل به گفتگویی تعاملی و سرزنده شد. این چشم انداز، یکی از مشتریان اصلی ماست.
البته، تمام افراد از این کار من متعجب شدند، و من هم بعدا از آن ها عذرخواهی کردم. اما من دوست دارم جلسات کاری موفق، کوتاه، تعاملی و پربار برگزار شوند.
این مقدمه از زبان کوین مینی، موسس BFG Communications نوشته شده. در ادامه این مطلب نکات مهم و موثر در رابطه با برگزاری جلسات کاری موفق و موثر را که تجربه او هستند، مطالعه کنید.
طی یک هفته‌ی شلوغ کاری، چیزی که یک مدیر کم‌تر به آن نیاز دارد، اتلاف ساعتهای ارزشمند خود به دلیل برگزاری جلسات کاری غیر مفید و به دردنخور است.
جلسات کاری موفق
مدیران باید روی تمام دقایق خود حساب‌کنند. طبق نظرسنجی که توسط سلری دات کام در مارس 2012 انجام شد 47 درصد از کارکنان مصاحبه‌شونده اعتقاد داشتند بیشترین اتلاف وقت آنها، به دلیل شرکت در جلسات زیاد است.
وقتی جلسات کاری موفق به خوبی برگزارشوند، می‌توانند بسیار مولد باشند و در زمان کوتاه، به دستیافت‌های زیادی نائل شوند. در زیر، چهارده راز داشتن جلسات شدیداً مولد بیان خواهند شد.
1. جلسات کاری موفق را به موقع آغاز کنید
افرادی که به موقع در سالن کنفرانس حاضر شده اند، نباید حتی 5 دقیقه بیشتر برای حضور فرد دیگری صبر کنند. در را بسته و جلسه را آغاز کنید. منتظر افراد بدقول ماندن، تنها باعث تقویت رفتار آنان خواهد شد. کسانی که دیر می رسند و باعث ناراحتی دیگران می شوند، دیگر این اشتباه را مرتکب نخواهند شد.
2. برای جلسات کاری موفق ،اهداف خود را مشخص کنید
هدف مورد نظر خود را پیش از شروع جلسه مشخص کنید. اگر قصد دارید دستور کاری در این مورد بنویسید، بهتر است آن را به کوتاه ترین شکل ممکن بنویسید تا اهدافتان از طریق نامه ای طولانی و خسته کننده به اعضای تیم منتقل نشود.
3. در جلسات کاری موفق ،تعداد افراد حاضر را تا حد امکان کاهش دهید
سعی کنید تعداد افراد شرکت کننده در جلسه را حداکثر به 5 تا 7 نفر کاهش دهید. وقتی گروه بزرگ تر شود، برخی اعضا تبدیل تماشاگر می شوند.
4. جلسات کاری موفق را کوتاه برگزار کنید
بیشتر مواقع، زمانی که برای انجام کاری در نظر می گیرید، زمان واقعی لازم برای انجام آن است. احتمالا، بر اساس تقویم های Gmail یا Outlook، یک ساعت، زمان پیشفرض انجام کار ها محسوب می شود. سعی کنید جلسات کاری موفق را برای 30، 45 یا حتی 15 دقیقه برنامه ریزی کنید. صرفه جویی در زمان، هرچند هم کوتاه، می تواند در پربار بودن روزتان موثر باشد.
5. از همه افراد انتظار همکاری داشته باشید
در تمام شرکت های موفق، اگر در بحث های انجام گرفته در جلسات شرکت نکنید، دیگر دعوت نخواهید شد. فعال بودن و به اشتراک گذاشتن ایده ها، امری ضروری محسوب می شود.
6. پاورپوینت هایی متفاوت بسازید در جلسات کاری موفق
برای رعایت این نکات، می توانید ارائه بصری زیبا تری داشته باشید. از تصاویر، بیشتر از کلمات استفاده کنید؛ استفاده از قانون توییتر در ارائه ها کاملا منطقی به نظر می رسد، در یک اسلاید، از بیش از 140 کاراکتر استفاده نکنید. بهتر است ارائه خود را با خلاصه از تصمیمات و قدم های بعدی به پایان ببرید.
7. ملاقات را در جایی غیر از سالن کنفرانس برگزار کنید
برگزاری جلسات کاری موفق، در خارج از سالن کنفرانس، ایده ای مناسب برای تیم های کوچک به نظر می رسد. می توانید در طول جلسه، قدم بزنید تا در فضای آزاد بنشینید.
هدایت ملاقات های تیمی با روش های مناسب، باعث جاری شدن بهتر ایده های اعضا خواهد شد. قطعا زمانیکه افراد از حضور در جلسه خسته و کسل شوند، برای اتمام آن ثانیه شماری خواهند کرد. نظر شما چیست؟
8 .نیازها، رفتارها، و برنامه‌های کارکنان را درک کنید
جلسات کاری موفق اغلب زمان ارزشمندی از کارکنان را به خود اختصاص می‌دهند و بهره وری آنها را کاهش می‌دهند. وقتی برای جلسات طرح‌ریزی می‌کنید، برنامه‌ها و فشارکاری هفته‌ی جاری کارکنان را شناسایی‌کنید.
طبق تحقیق انجام شده در 2009 توسط ون ایز گود دات نت (یک خدمت که به تصمیم‌گیری بهینه راجع به زمان مناسب رویدادها کمک می‌کند)، بهترین زمان هفته برای جلسات، ساعت 3 بعد از ظهر روز یکشنبه است. به این دلیل که این تاریخ، به اندازه‌ای به شرکت‌کنندگان وقت می‌دهد تا به ضرب‌الاجل‌های تعیین‌شده دست یابند.
9.دستور جلسات کاری موفق ایجاد کنید و آن را رعایت کنید
دستور جلسات کاری موفق باید شامل جزییات گام به گام جلسات، شامل تعیین زمان برای طرح سوالات، باشند. حتی اگر جزییات، بدیهی به نظر برسند، آن را در دستور جلسه قرار دهید تا تمام شرکت‌کنندگان بتوانند هدف جلسه را درک‌کنند. اطمینان یابید هر موضوع در دستور جلسه، به روشنی توصیف می‌شود و زمان مناسبی برای آن در‌نظر گرفته می‌شود.
رد شدن از یک موضوع ذکرشده در دستور جلسه موردی ندارد، اما افزودن به دستور جلسه، حین برگزاری جلسه اقدام مناسبی نیست.
10.به تمام افراد مسئولیت واگذار کنید
500 شرکت موفق و برتر فورچون، از قبیل اپل و گوگل، ساز وکارهایی برای برگزاری جلسات کاری موفق مولد به شکل علمی دارند. چگونه؟ این کارفرمایان، در هر جلسه به هر یک از کارکنان، مسئولیت واگذار می‌کنند.
آدام لاشینسکی، نویسنده‌ی کتابی با عنوان ”داخل اپل: تحسین شده‌ترین و رازآلودترین شرکت امریکا در عمل چگونه کار می‌کند”، کشف کرد که اپل در جلسات خود، از طریق ایجاد افراد مستقیماً مسئول، پاسخگویی ایجاد می‌کند. این فرد، مسئولیت موضوعات در دستور جلسه را برعهده دارد که به عنوان مسئول آن تعیین شده است.
مفهوم مشابهی را به کار گیرید: برای مثال، رییس جلسه باید کارکنان را وادار کند تا درباره‌ی دست‌آوردهای خود طی هفته، صرف‌نظر از کوچک یا بزرگ بودن آن، گزارش کنند. به این ترتیب، تمام کارمندان مشارکت می‌کنند و در قبال کار خود، پاسخگوتر خواهند بود.
11.قاعده‌ی ”دو پیتزا” را در جلسات کاری موفق اجرا کنید
مدیرعامل آمازون، جف بزاس، راهبردی برای کسب اطمینان از این امر ایجاد کرد که افراد مناسب در جلسات شرکت می‌کنند. برای اینکه مدیران بتوانند تیم‌های مولد بسازند، تیم‌ها باید به قدری کوچک باشند که بتوان با دو پیتزا، اعضای تیم را تغذیه کرد.
مدیران می‌توانند این نظریه را برای مشخص‌کردن افرادی به کار گیرند که باید به جلسات دعوت شوند. به جای برگزاری یک جلسه‌ی بزرگ در هر هفته و برای تمام کارکنان، گروه‌های کوچک‌تری (شاید بر مبنای بخش‌ها) ایجاد می‌شود و کارکنان کلیدی برای شرکت در جلسات دعوت می‌شوند.
12.مشوق‌ها (و پاداش‌ها) برای شرکت‌کنندگان در جلسات کاری موفق ایجاد کنید
وقتی کارکنان در جلسات دیر حاضر می‌شوند، باعث می‌شوند جلسات بیش از زمان مورد انتظار به درازا بکشند و عدم تمرکز افزایش می‌یابد. برای کسب اطمینان از اینکه تمام افراد سر وقت در جلسه حاضر می‌شوند، برای شرکت در جلسات پاداش در نظر بگیرید.
ابتدا، زمان شروع دقیقی را برای جلسه در نظر بگیرید. برای مثال، اجازه دهید فرض کنیم که جلسات سه‌شنبه‌ها رأس ساعت 3 عصر شروع می‌شوند. اگر کارکنان، دقیقاً رأس ساعت 3 عصر حاضر نشوند، با برچسب تأخیری شناسایی می‌شوند و باید بعد از جلسه برای تمیز کردن اتاق جلسه، بیشتر بمانند.
کارکنانی را که زودتر حاضر می‌شوند، می‌توان به عنوان نخستین گزینه برای انتخاب شدن در پروژه‌های جدید، تشویق کرد.
13.جلسات کاری موفق را عملیاتی کنید
در انتهای جلسات کاری موفق، تمام شرکت‌کنندگان را ملزم کنید تا آن‌چه را یاد گرفتند به همراه اهداف جدید خود، در فرصتی 30 ثانیه‌ای به اشتراک بگذارند. این امر به رییس جلسه کمک می‌کند تا تعیین‌کند شرکت‌کنندگان چه اطلاعاتی را حفظ کرده‌اند و آیا نیازی به تبیین بیشتر موضوعات خاص وجود دارد یا خیر.
روسای جلسات می‌توانند مجموعه‌ای از سوالات را در انتهای جلسات مطرح کنند تا دریابند که کدام یک از شرکت‌کنندگان، چیزی یاد گرفته‌اند. در زیر چند مثال ارائه شده است و در هفته‌ی آینده، طبق برنامه به چه چیزی دست خواهید یافت؟
چه اطلاعاتی از این جلسه را در تیم کاری خود تقویت خواهید کرد؟
یک چیز ارزشمند را نام ببرید که از این جلسه یاد گرفتید.
14. پایانی را برای جلسات کاری موفق در نظر بگیرید
تمام جلسات باید زمان شروع و پایان مشخصی داشته باشند تا اطمینان ایجاد شود که جلسات از اهداف خود دور نشده‌اند. زمان شروع و پایان به روسای جلسات کمک می‌کند تا شرکت‌کنندگان را در مسیر اصلی نگه دارند و فضا برای بحث‌های غیرضروری جانبی یا بحث‌های تکراری ملال‌آور را کاهش می‌دهد.
نهایتاً، جلسات مولد باید به خوبی طراحی‌شوند و بر هدف خاصی متمرکز باشند. با دعوت از افراد مناسب برای شرکت در جلسات و ارتقای مباحث به هنگام و مشارکت‌دهنده، بهره‌وری جلسات کاری موفق به شکل قابل توجهی ارتقا خواهد یافت.
